如何有效组织学术会议

来源：张家界中信会议　　作者：博游网　　发布时间：2009/03/19

2006年新年伊始，红日药业推出了工程宏大的教育营销，内容包括管理团队的教育、代理商及其代表的教育、临床医生的教育三个层面，以组织各种学术会议为主线的学术营销成为教育营销的一大主题，尤其在当前医药形势非常严峻的情况下，教育营销更显出勃勃生机。

学术会议种类繁多，包括地区会、脓毒症论坛、学术论坛、院内会、学术沙龙、学术讲座、院间（内）专家会诊、四期临床等形式。而每个过程的完成是需要厂家、市场专员、代理商及其代表紧密配合，共同努力。学术活动总的指导思想是：强化学术影响，淡化商业气息；学术活动总的原则是：精心策划，宁缺勿滥。这就要求市场专员不只是单纯的来召开会议，而是要针对市场销售的具体情况及医生对产品的接受程度，对不同形式的学术活动要做到会前、会中、会后的精心策划，增加学术活动的杀伤力，不仅达到学术造势的目的，更要展开全方位的学术攻关，针对性解决医生心中的疑问，真正起到概念推广的作用，实现学术对销售中量的拉动。

学术会议的会前策划。首先要有明确的会议目的，会议策划者要进行充分的市场调研，明确掌握销售中存在的问题及急需要解决的问题。其次依据会议目的对要进行的学术活动进行定性，确定会议类型（地区会、论坛、院内会等）。第三、确定会议主题和特约嘉宾。会议主题和特约嘉宾要围绕当前销售中急需解决的问题展开。第四、确定教育对象及教育人数。由于会议人数是影响会议效果的一个主要指标，因此学术会议并不是没有区别的对所有的客户进行邀请，而是要根据会议目的和会议主题，掌握销售中的问题客户，将其定为本次会议的教育对象。第五、会议课件准备。包括课件提供和课件审查两个部分，外请专家课件和本土专家课件都要能够针对性解决销售问题，会议策划者要将充分的会议材料提供给特约嘉宾，并利用委婉的方法对其课件进行审查，确保讲课内容富有针对性。第六、会议邀请。目标对象的到会率是衡量会议成功与否的金指标，目标对象不能到会或人员到会质量不高（人员冒顶现象），会议效果会大打折扣，既定的会议目的就很难实现。因此会议策划者应将此作为主要工作严加把关。第七、会议筹备。主要指场地的选取和会议物料的准备及人员的部署，可以充分调动代理商销售团队的积极性，使其充分参与。第八、会前沟通或会前会。在会议召开之前进行会前沟通是非常必要的，组织会议主持、特约嘉宾及销售代表面对面沟通，进一步强调销售问题，明确会议目的，强化会议主题。

学术会议的会中策划。会前精心策划的目的是为了获得良好的会议效果，会议效果的体现发生在会议进行的现场，专家的讲课风格和会场的气氛是影响会议效果的主要因素，而这个过程是会议组织者很难掌控的一个环节，因此就要求会议组织者对会中的以下几个环节精心策划，确保会议目的的达成。第一、组织专家答疑，设置暗托（正面＋反面），明确提出销售中存在的问题，由专家进行答疑，可以强化与会人员的概念认识，取得良好的教育效果。第二、设置典型病例，引发讨论。这个过程由本土特约嘉宾组织进行，根据其周边的典型病例，引发与会人员的讨论，在讨论过程中将产品信息有效灌输，更易使与会人员接受教育。第三、设置有奖知识问答。通过知识问答达到两个目的，一是活跃气氛，二是将客户心中的问题再次暴露，并通过专家再次强调，使会议目标更易达成。

学术会议的会后跟进。任何学术活动，会前、会中的精心策划只是完成了会议目标的一半，会议目标的达成最终是会议效果的巩固和放大，因此会后跟进就显得至关重要，这就要求销售代表作到：第一、会后跟进，信息反馈；第二、强化问题，纠正偏差；第三、礼品、学分证的发放要注意技巧，使其成为树立枪手的有力武器。
学术活动实际是一把双刃剑，利用好了会以较小的投入换取长久的利益，否则会使所有这些活动流于形式，甚至损害公司的学术品牌，对销售产生负面的影响。同时，由于当前医药形势的影响，客户对各种学术提出更高的要求和更大的需求，因此，会议组织者要充分准备，精心策划，以船载物，使红日品牌走向深入。
销售部 朱平亮